單元 4・重點單元
資料表整理原則
手機適合閱讀。模擬練習與實際操作請使用電腦。
學習目標
- 能說出正確資料表的七個原則，並找出錯誤表格的問題
- 能把錯誤的表格整理成正確的結構
- 能使用凍結、排序與篩選
為什麼要整理資料表
政府公布的統計表常是「給人看」的：有大標題、合併儲存格、穿插的小計。試算表看不懂這種表格，排序、篩選和資料透視表都會出錯。這個單元要把它整理成「給試算表看」的資料表。
看更多：真實案例與課堂預告
正確資料表的七個原則
| 原則 | 說明 |
|---|---|
| 1. 第一列是標題，且只有一列 | 標題上方不放大標題或空白列，也不用兩列組成標題。 |
| 2. 一列代表一筆資料 | 一個縣市、一位候選人，各佔一列。 |
| 3. 一欄只放同一種資料 | 數字欄只放數字，不要寫「待更新」「無資料」。 |
| 4. 不使用合併儲存格 | 同一區域的每個縣市，都填上自己的區域名稱。 |
| 5. 中間不留空白列、空白欄 | 試算表會以為資料在空白處就結束了。 |
| 6. 不在資料中間插入小計 | 小計、總計另外計算，不混在資料裡。 |
| 7. 同一類別的寫法要一致 | 「臺北市」「台北市」「臺北市 」會被當成三個不同的縣市。 |
看更多：七個原則的完整說明
- 每欄的標題（區域、縣市、選舉人數……）放在第一列。標題上方不要放大標題或空白列，也不要用兩列組成標題。
- 一個縣市、一位候選人、一則貼文，各佔一列。
- 「選舉人數」欄只放數字，「投票日期」欄只放日期。不要在數字欄寫「待更新」或「無資料」。
- 同一區域的每個縣市，都要填上自己的區域名稱，不要合併成一格。
- 試算表會以為資料在空白處就結束了，建立篩選器時也會漏掉下方的資料。
- 區域小計、全國總計另外計算，不要混在資料裡。
- 「臺北市」不要有時寫成「台北市」，文字後面也不要多出空白。試算表會把寫法不同的當成不同的類別。
看更多：原則 7 是政府資料最常見的問題
看更多：課堂預告（寬表與長表）
錯誤表格與正確表格對照
左邊每個紅色標號都違反一個原則，對照右邊整理好的樣子。
✗ 錯誤：給人看的表格
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | ① 2022年縣市長選舉投票概況 | |||
| 2 | ② （空白列） | |||
| 3 | 區域 | 縣市 | 選舉人數 | 投票率 |
| 4 | ③ 北部區域 | 臺北市 | 2,026,769 | 67.70 |
| 5 | 新北市 | 3,316,517 | ④ 待更新 | |
| 6 | ⑤ 小計 | 5,343,286 | ||
| 7 | ⑥ （空白列） | |||
| 8 | 中部區域 | 臺中市 | 2,274,107 | 60.01 |
✓ 正確：給試算表看的資料表
| A | B | C | D | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 區域 | 縣市 | 選舉人數 | 投票率 |
| 2 | 北部區域 | 臺北市 | 2026769 | 67.70 |
| 3 | 北部區域 | 新北市 | 3316517 | 56.60 |
| 4 | 中部區域 | 臺中市 | 2274107 | 60.01 |
資料來源：中央選舉委員會選舉資料庫，2022 年縣市長選舉。錯誤表格為說明用而改寫。
看更多：每個標號違反哪個原則
| 編號 | 問題 | 違反的原則 |
|---|---|---|
| ① | 標題上方有合併的大標題 | 1. 第一列是標題 |
| ②⑥ | 空白列 | 5. 不留空白列 |
| ③ | 同一區域合併成一格，第 5 列其實沒有區域 | 4. 不使用合併儲存格 |
| ④ | 投票率欄出現文字 | 3. 一欄只放同一種資料 |
| ⑤ | 資料中間插入小計 | 6. 不插入小計 |
修正錯誤表格
取消合併儲存格
- 選取合併的儲存格（例如「北部區域」）。
- 按工具列「合併儲存格」旁的下拉箭頭（「選擇合併方式」）→「取消合併」。
- 內容只留在第一格，用填滿控點把它往下拖曳，補滿空白格。
刪除空白列、小計列
- 在列標題上按右鍵（相鄰的好幾列：點第一個列標題，按住 Shift 點最後一個）。
- 選「刪除列」。
用「尋找並取代」統一寫法
- 按 Ctrl＋H⌘ Command＋Shift＋H（或「編輯」→「尋找並取代」）。
- 「尋找」輸入「台北市」，「取代為」輸入「臺北市」，按「全部取代」→「完成」。
刪除文字前後多餘的空白
- 選取要整理的欄（例如「縣市」欄）。
- 「資料」→「資料清除」→「裁剪空格」。
看更多：其他選單位置、怎麼發現寫法不一致、小計怎麼辦
取消合併也可以點選「格式」選單 →「合併儲存格」→「取消合併」。取消後內容只會留在第一格，其他格變成空白，要在空白的儲存格補上正確的內容（例如用填滿控點把「北部區域」往下拖曳複製）。
刪除列時，不相鄰的列請一列一列刪除。
「裁剪空格」完成後，Google 試算表會告訴你修剪了幾個儲存格。「桃園市 」後面的空白就會被刪掉。
看實際 Google 試算表的畫面
凍結：讓標題一直顯示
資料有幾百列時，往下捲動就看不到標題。凍結第 1 列後，捲動時標題會固定在畫面上方。
- 「查看」→「凍結」→「1 列」。
- 第 1 列下方出現灰色粗線，往下捲動確認標題仍然顯示。
- 要取消時選「查看」→「凍結」→「0 列」。
看更多：什麼時候特別需要凍結
例如 2026 年全國上萬名村里長參選人的名冊，往下捲動就看不到標題，容易搞不清楚每欄是什麼。
看實際 Google 試算表的畫面
排序
依投票率由大到小排序
- 確認第 1 列已經凍結。
- 點選「投票率」欄中的任一個儲存格。
- 「資料」→「排序工作表」→「依欄 D 排序工作表 (Z 到 A)」（由大到小；由小到大選「(A 到 Z)」）。
看更多：用篩選圖示排序、排序範圍
另一種方法：已經建立篩選器時（見下一段），按標題旁的篩選圖示，選「排序 (Z 到 A)」，標題列一定不會被排序。
看實際 Google 試算表的畫面
篩選
篩選只是暫時隱藏不需要的列，資料沒有被刪除。
只顯示北部區域的縣市
- 點選資料表中任一個儲存格，「資料」→「建立篩選器」。
- 按「區域」標題的篩選圖示，在「依值篩選」下方按「清除」。
- 勾選「北部區域」，按「確定」。右下角會顯示「已顯示 7 列 (共 21 列)」。
看更多：恢復顯示、篩選的用途、篩選＋右下角統計
建立篩選器後，標題列會變成綠色，每個標題右邊出現篩選圖示。工具列「更多」裡也有「建立篩選器」按鈕。
要恢復顯示全部資料，再按一次篩選圖示，按「選取全部」後按「確定」；要移除篩選器，點選「資料」→「移除篩選器」。
看實際 Google 試算表的畫面
轉換為「表格」（簡單介紹）
「表格」功能會把整理好的資料範圍變成一個整體，自動加上標題樣式與篩選按鈕。
- 點選資料表中的任一個儲存格。
- 「格式」→「轉換為表格」（或按 Ctrl＋Alt＋T⌘ Command＋Option＋T）。
- 確認表格範圍正確。
看更多：表格的功能與課堂預告
- 自動加上標題樣式、隔列底色與篩選按鈕。
- 每一欄可以設定資料類型（例如數字、日期、下拉選單），輸錯類型時會提醒。
綜合挑戰
這次沒有步驟提示：自己用篩選和右下角統計，算出中部區域的選舉人數。
到 Google 試算表實際操作
下載練習檔，用「檔案」→「匯入」在 Google 試算表開啟（步驟見單元 1）。第一個工作表「說明」列出了要完成的項目，完成後在下方勾選。
小測驗（選做）
選好答案後按「確認答案」，會立即顯示對錯與說明。小測驗是給自己檢查理解程度用的，可以自己決定要不要做，不影響單元完成。
本單元重點
- 第一列是標題且只有一列；一列一筆資料；一欄一種資料。
- 不合併儲存格、中間不留空白列、不插入小計。
- 同一類別寫法要一致，用「尋找並取代」統一「臺／台」，用「裁剪空格」刪除多餘的空白。
- 「查看」→「凍結」→「1 列」固定標題列，捲動時一直看得到。
- 用「排序工作表」前先凍結標題列，否則標題也會被排序。
- 篩選是暫時隱藏資料，不是刪除。